KVKK KİŞİSELVERİ SAKLAMAVE İMHA POLİTİKASI
1. BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI’ NIN NİTELİĞİ
1.1. GİRİŞ
İşbu imha politikası KORÇİM METAL OTOMOTİV MAKİNE DERİ TEKSTİL İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ kısaca (“KORÇİM”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin KORÇİM tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle KORÇİM nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
2. BÖLÜM: KAPSAM
2.1. Bu Politika KORÇİM’de görev yapmakta olan çalışanların, çalışan adaylarının, ziyaretçilerin, işbirliği içerisinde olduğumuz üçüncü kişileri ve üçüncü kişilerin çalışanlarının tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerine ve bu verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkindir.
3. BÖLÜM: TANIMLAR
| Kanun/KVKK: | Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
| Kurul/Kurum: | Kişisel Verileri Koruma Kurulu/Kişisel
Verileri Koruma Kurumu |
| Kişisel Veri: | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek
kişiye ilişkin her türlü bilgidir. |
| Anonim hâle getirme: | Kişisel verilerin, başka verilerle
eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
| Kişisel Verilerin Silinmesi: | Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin
İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. |
| Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından
hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
| Kişisel Verilerin İmha Edilmesi: | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi
veya anonim hale getirilmesi. |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi: | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen
otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| İlgili Kişi: | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin
Korunması Kanunu’nda tanımlanan kişisel Veri sahipleri |
| İlgili Kullanıcılar: | Verilerin teknik olarak depolanması,
korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler |
4. BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ
4.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
KORÇİM nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. KORÇİM her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.
| a) Matbu ortamlar | : | Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır. |
| b) Yerel dijital ortamlar | : | KORÇİM bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır. |
| c) Bulut ortamlar | : | KORÇİM ’ ın kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır. |
4.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
KORÇİM, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
4.2.1. Teknik Tedbirler
KORÇİM, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.
• KORÇİM bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.
4.2.2. İdari Tedbirler
KORÇİM, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
• Kişisel verilere erişimi olan tüm KORÇİM çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
• Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
• Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.
5. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
5.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
5.1.1. Saklama Nedenleri
KORÇİM bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politikaya “www.korcim.com” adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
5.1.2. İmha Nedenleri
KORÇİM bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
KORÇİM tarafından kullanılması zorunlu olan kişisel veriler silinmez, zorunluluk arz etmeyen kişisel veriler ise veri imha sürelerine göre silinir, saklanmaz. Kişisel verisi işlenen ilgili kişi başvuru formu ile kişisel verisinin imha edilmesini talep eder ise KORÇİM tarafından ilgili veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
5.2. İMHA YÖNTEMLERİ
KORÇİM, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
5.2.1. Yok Etme Yöntemleri
| Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | ||
| Fiziksel yok etme | : | Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. |
| Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | ||
| Fiziksel yok etme | : | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. |
| Üzerine yazma | : | Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir. |
| Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | ||
| Yazılımdan güvenli olarak silme | : | Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere |
5.2.2. Anonimleştirme Yöntemleri
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
KORÇİM, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre bu sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır.
5.3. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
5.3.1 . SAKLAMA SÜRELERİ
5.3.1. Saklama Süreleri
Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.
5.3.2. İmha Süreleri
KORÇİM, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden KORÇİM’ e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; KORÇİM talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. KORÇİM’ in talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. KORÇİM, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
2. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep KORÇİM tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
5.4. PERİYODİK İMHA
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; KORÇİM işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri ilk kez 01.01.2023 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
6. BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM
KORÇİM, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.